¿Qué es el presupuesto de base cero (ZBB) y cuáles son sus ventajas?

¿Qué es el presupuesto base cero o Zero-Based Budgeting (ZBB)?

El presupuesto de base cero, conocido internacionalmente como Zero-Based Budgeting (ZBB) o Zero Base Budget, es un sistema de elaboración presupuestaria en el que ningún gasto se da por válido solo porque ya existiera el año anterior. Así que exige analizar cada partida desde el principio. Solo aquellos costes justificables a nivel operativo, estratégico o financiero se incorporan finalmente al presupuesto.

 ¿Para qué sirve el presupuesto base cero?

Su utilidad es evitar que las empresas mantengan gastos por inercia. Con el paso de los años suelen aparecer costes que dejan de aportar valor:

• Servicios que apenas se utilizan.
• Herramientas tecnológicas duplicadas. 
• Contratos poco competitivos.
• Procesos administrativos innecesarios.
• Actividades cuyo retorno ya no justifica la inversión.

El ZBB obliga a revisar periódicamente todos estos gastos y favorece una cultura empresarial basada en la eficiencia y la responsabilidad financiera, ya que cada responsable debe defender las partidas presupuestarias de su área.

El objetivo es reducir costes y asignar mejor los recursos disponibles.

Diferencia entre el presupuesto de base cero y el tradicional.

La gran diferencia entre un presupuesto de base cero y uno tradicional está en el punto de partida. El tradicional tiene el ejercicio anterior como referencia y el de base cero comienza siempre desde una situación sin gastos previamente aprobados.

Caso práctico sencillo:

Una empresa lleva cinco años destinando 18.000 € anuales a publicidad en revistas impresas. Con un presupuesto tradicional, probablemente esa partida solo aumentaría un 3 % por la inflación. Pero, con un presupuesto base cero, la empresa debería preguntarse:4

• ¿Seguimos obteniendo clientes por este canal?
• ¿Existen medios digitales con mayor rentabilidad?
• ¿Tiene sentido redistribuir parte de esa inversión hacia campañas online?

Tras el análisis, podría decidir mantener únicamente 6.000 € en prensa especializada y destinar los 12.000 € restantes a campañas digitales con más retorno. El gasto total apenas cambia, pero la asignación de recursos es mucho más eficiente.

Ventajas y desventajas del Zero-Based Budgeting.

Como en cualquier metodología de gestión financiera, el presupuesto de base cero presenta importantes beneficios, pero también ciertos inconvenientes. Su eficacia depende del tamaño de la empresa, la disponibilidad de información fiable y de la implicación de los responsables de cada área.

Ventajas del presupuesto base cero:

El Zero-Based Budgeting transforma el presupuesto en una herramienta de gestión estratégica y no solo en un ejercicio administrativo. Estas son sus grandes ventajas:

• Elimina gastos innecesarios. Al justificar todas las partidas, afloran gastos que, con el tiempo, habían dejado de aportar valor (licencias infrautilizadas, suscripciones duplicadas…). Eliminarlas ayuda a redistribuir el dinero hacia otras actividades.
• Mejora la asignación de recursos. Por ejemplo, una compañía inmersa en plena digitalización decide reducir ciertas partidas administrativas para invertir más en automatización, ciberseguridad e IA. Así, el presupuesto evoluciona junto al negocio.
• Incrementa la transparencia financiera. Cada responsable tiene que justificar los recursos que solicita. Esto favorece una cultura de control presupuestario y permite que la dirección conozca con más detalle cómo se usan los recursos económicos. Incluso, facilita detectar desviaciones antes de que se conviertan en un problema.
• Favorece la toma de decisiones. El análisis que exige el ZBB da una visión mucho más precisa del coste real de cada actividad, lo cual es muy útil para saber qué líneas de negocio son rentables, dónde habría que invertir más, qué se puede externalizar o dónde aplicar trucos y consejos para ahorrar. 
• Impulsa la mejora continua. El presupuesto de base cero evita la complacencia. Al revisar cada cierto tiempo los procesos, la empresa entra en una dinámica de mejora continua que fomenta la innovación y la búsqueda constante de la eficiencia.

Aplicar esta metodología también genera mejoras económicas notables. De hecho, la guía Fit for Growth de PwC señala que las iniciativas de zero-basing pueden ahorrar entre el 20 % y el 35 % del gasto, siempre que se acompañen de una revisión estructural de costes.

Desventajas del ZBB:

A pesar de sus ventajas, el Zero-Based Budgeting presenta algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta:

• Requiere mucho tiempo. Elaborar un presupuesto desde cero conlleva un esfuerzo considerablemente mayor que actualizar el del año anterior. Cada partida se analiza individualmente y se justifica con datos objetivos.
• Exige información financiera de calidad, fiable y actualizada. Sin indicadores fiables o sistemas adecuados, instaurar un presupuesto de base cero es complejo. En este sentido, muchas empresas aprovechan herramientas de Business Intelligence (BI) o ERP para automatizar parte del análisis.
• Puede generar resistencia interna. En ocasiones, los responsables perciben el proceso como una pérdida de autonomía o como mecanismo de control y orientado exclusivamente a abaratar costes. Por ello, es recomendable acompañar la implantación de una comunicación interna que explique sus objetivos y beneficios.
• No siempre es necesario. En empresas muy estables, con estructuras de costes poco variables, puede bastar combinar un presupuesto tradicional con revisiones periódicas de algunas partidas. Muchas siguen un modelo híbrido: realizan un presupuesto convencional durante varios ejercicios y llevan a cabo un proceso de Zero-Based Budgeting cada cierto tiempo.

Ejemplo práctico de aplicación del presupuesto de base cero en empresas:

Comprender el funcionamiento de los presupuestos de base cero es más fácil con un caso práctico. Así que supongamos una distribuidora alimentaria con tres departamentos:

Con un presupuesto tradicional, valdría con actualizar estas cifras aplicando un incremento ligado a la inflación o a las previsiones de crecimiento. En cambio, con un presupuesto de base cero, ningún importe es válido por defecto. Así que en ese caso: 

1. Revisa todas las actividades y partidas. El departamento de marketing detecta costes por publicidad en redes sociales y prensa, ferias, patrocinios deportivos, la plataforma de automatización de marketing y la agencia de comunicación.
2. Justifica cada gasto. Los responsables deben analizar el retorno de cada inversión y los resultados muestran que:

• La publicidad en prensa apenas genera nuevos clientes.
• Las campañas digitales presentan un coste de adquisición mucho menor.
• Algunas ferias comerciales han dejado de ser estratégicas.
• Dos herramientas de marketing ofrecen funcionalidades muy similares.

3. Reasigna el presupuesto. Tras el análisis, el nuevo presupuesto queda así:

El gasto total apenas se reduce, pero los recursos se destinan a acciones con más impacto comercial. Aquí el objetivo del Zero-Based Budgeting es doble: ahorrar e invertir mejor.

¿Qué empresas pueden aplicar el presupuesto base cero?

Aunque tradicionalmente el ZBB se ha asociado a grandes empresas, hoy puede aplicarse prácticamente en cualquier organización.

• Grandes empresas. Es donde tiene mayor impacto. Las grandes organizaciones acumulan con frecuencia estructuras complejas y numerosos gastos heredados que pueden revisarse para mejorar la eficiencia.
• Pymes. Las pequeñas y medianas empresas también se pueden beneficiar de este modelo, sobre todo en procesos de crecimiento, expansión o digitalización. En estos casos, revisar las partidas asegura que los recursos se destinan a lo prioritario.
• Autónomos y profesionales. Por ejemplo, antes de renovar suscripciones, herramientas o servicios, un autónomo puede usar un presupuesto de base cero para plantear si seguir utilizando un software, si hay alternativas más económicas o qué ingresos genera una inversión.

Una buena planificación del gasto puede complementarse con una estrategia de gestión de la liquidez. En esta línea, es muy útil distinguir entre productos de ahorro y de inversión. Por ejemplo, qué son los depósitos y cómo funcionan o las diferencias entre depósitos, fondos monetarios y Letras del Tesoro, alternativas que pueden formar parte de una estrategia para optimizar el exceso de tesorería. En EBN Banco tienes las mejores herramientas e información para averiguarlo. 

Preguntas frecuentes sobre el presupuesto base cero.

¿Cada cuánto conviene revisar un presupuesto base cero?

Lo más habitual es elaborarlo una vez al año, coincidiendo con la planificación presupuestaria. No obstante, empresas con cambios frecuentes en su actividad pueden revisarlo trimestral o semestralmente para adaptar mejor sus recursos.

¿Es obligatorio aplicar el Zero-Based Budgeting (ZBB)?

No. El presupuesto de base cero es una herramienta de gestión financiera totalmente voluntaria. Cada empresa decide si lo aplica permanente o puntualmente, o combinado con un presupuesto tradicional.

¿Qué diferencia hay entre el presupuesto de base cero y el presupuesto incremental?

El incremental parte del presupuesto del ejercicio anterior y ajusta las partidas ya existentes. En cambio, el presupuesto de base cero comienza sin referencias y exige justificar todos los gastos antes de incorporarlos al nuevo presupuesto. Por lo tanto, fomenta un mayor control y una asignación más eficiente de los recursos.